Procesos automatizados VS tareas rutinarias (manuales)

Desde la preparación de la nómina, el ingreso de viáticos, vacaciones, hasta el uso de administración de la información del capital humano en Excel (generándose datos duplicados/ almacenamiento deficiente, errores, incluso incumplimiento en las regulaciones de protección a datos), el listado de tareas diarias por parte de los empleados de reclutamiento se vuelve un documento sin fin.

Automatización: + efectivo el uso de tiempo – costos laborales.

La automatización busca ayudar a los equipos laborales a completar tareas repetitivas, eliminando por completo en algunas ocasiones la participación del empleado o reduciendo su esfuerzo, permitiendo que los colaboradores puedan concentrarse en responsabilidades en las que las máquinas no pueden ayudar (funciones analíticas o involucrándose más en actividades organizacionales).

Los empleadores predicen que el 17% del trabajo se automatizará para 2020, en comparación con alrededor del 5% en 2014, según Willis Towers Watson , una empresa de consultoría global.[1]

¿Qué actividades encontramos sí se pueden automatizar y qué otras no?

Pero, ¿cuánto dinero se estima puedes ahorrar al automatizar tu flujo de trabajo?

No existe una fórmula mágica, ni una sola modalidad para ahorrar costos. Pero sí hay algunas opciones que se pueden realizar en las organizaciones, para minimizar costos e incluso reducir tiempo perdido.

1.    Revisa la tarifa horaria y horas trabajadas de tu equipo:

Crea un listado manual si aún no tienes un sistema/ herramienta automatizada en el que contengas: cuánto se le está pagando al trabajador, multiplicando esta tarifa por cada hora trabajada.

Así conocerás a través de la fórmula: cuánto dinero te está costando cada uno de los miembros de tu equipo, y qué modificaciones podrías hacer para reevaluar tareas y configurar/ parametrizar en un sistema automatizado, labores como las que te mostramos en la primera imagen que lleven a tener la misma cantidad horaria pero enfocada a otras tareas.

Las tareas y procesos más largos (informes, procesos de aprobación, envío de notificaciones, etc.) podrían sumar miles de dólares ahorrados en el transcurso del año, sopesando todos estos costos con la herramienta de automatización.[2]

2.    Tiempo perdido: ineficiencias administrativas

Según un estudio de Kienbaum: un gerente de recursos humanos en Europa, gana aproximadamente 50.000 euros al año, dedicando el 39% de su tiempo a tareas administrativas, equivaliendo a 88 euros o 225 euros por día. Durante todo el año, los empleados gastan 19.500 euros en tareas administrativas, perdiendo 3 horas cada día.

¡Es recomendable que el esfuerzo administrativo no supere el 15% o 25%: 1,2 horas al día[3]

Los descansos no programados, errores en las labores, enfermedades o ausencias, uso de redes sociales y reprocesos, llevan a enfrentar un esfuerzo de tiempo teniendo una cantidad de horas de trabajo improductivas. De hecho, el exceso de labores realizadas por una persona, lleva a desperdiciar tiempo en labores que son importantes MÁS NO urgentes.

Para empezar, podrías realizar el siguiente ejercicio: compara el tiempo estimado que gastaría una herramienta de automatización completando las labores (incluyendo pérdidas de tiempo), y revisa qué cantidad de tiempo ahorraría tu equipo (para esto puedes apoyarte en la fórmula que te entregamos en el punto 1.

3. Revisa tu costos directos e indirectos:

Ejemplos:

  • Costos directos: (exámenes de ingreso, costo de bolsas de trabajo, cuentas de LinkedIn Premium, perfiles en plataformas de reclutamiento, entrenamientos, y software de recursos humanos).
  • Indirectos u ocultos (alta rotación de empleados, contrataciones con baja calidad, baja productividad laboral).

    Una vez que tengas claridad en la totalidad de estos gastos, puedes revisar cómo está siendo la calidad de los candidatos obtenidos (con un proceso automatizado, podrás recibir informes personalizados realizadas por una máquina, que te informe con filtros y etiquetas que estipules, qué canal de adquisición de candidatos tiene mejor rendimiento y sí vale invertir y en cuáles no.

 Costos laborales: ahorro de costos de automatización = ahorro total de costos

Un informe de Ascend2 descubrió que se necesitan entre 4 y 6 meses para ver todos los beneficios de su herramienta de automatización.[1]

Es momento de automatizar tareas y procesos, invirtiendo en herramientas que potencien los flujos de trabajo a largo plazo. Lo sabemos porque día a día obtenemos los mejores resultados con nuestros algoritmos inteligentes, bots, test de selección online y ATS.

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Referentes:

https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/spring2019/pages/hr-needs-to-stay-ahead-of-automation.aspx

https://blog.recruitee.com/hiring-process-costs/

https://www.personio.com/blog/major-drivers-of-hr-costs/